Estar no comando de uma empresa e ser o responsável pela tomada de decisão é algo que demanda mais do que apenas percepção e flexibilidade para mudar. É fundamental se antecipar e conhecer aquilo que já foi desenvolvido pelo negócio, quais estratégias a marca já praticou e quais foram os resultados obtidos com elas.

É igualmente importante que o gestor sempre busque consistência e eficiência em suas decisões, a fim de que os resultados não sejam prejudicados. Para tanto, é preciso ter uma visão geral da empresa, com uma perspectiva integrada tanto das atuações quanto dos setores. Além disso, é necessário que as mudanças estejam condizentes com os valores, as metas e o que, de fato, o negócio entrega.

A organização só tem a ganhar ao registrar e arquivar os resultados obtidos com estratégias e ações, assim como os relatórios de desempenho comerciais e administrativos. Essa prática dá suporte aos gestores, auxilia no acompanhamento histórico da companhia e contribui para decisões mais acertadas.

Por isso, neste artigo, você verá por que os relatórios são capazes de deixar a tomada de decisão bem mais eficiente. Confira!

O que são relatórios?

Estamos falando de diagnósticos que geram documentos a partir de dados obtidos na organização, com o objetivo de reproduzir informações relevantes para o gestor em seu processo de tomada de decisão.

A ideia é que esses documentos não sejam apenas um conglomerado de números, e sim uma demonstração didática, organizada, de fácil leitura e compreensão. Assim sendo, os relatórios são capazes de fornecer, entre outros pontos:

• leitura adequada dos resultados;
• informações organizadas e de fácil manejo;
• situação da empresa sempre atualizada;
• suporte na tomada de decisão.

A verdade é que os relatórios gerenciais disseminam aprendizado e promovem transparência dentro de uma organização. Com isso, os talentos que têm acesso a eles trazem contribuições relevantes ao negócio e tornam-se cada vez mais engajados. Além disso, na visão dos seus fornecedores, parceiros e clientes, essa prática é sinônimo de uma administração equilibrada, algo que promove a cultura de boas práticas.

Como eles colaboram para uma tomada de decisão mais eficiente?

Acompanhar os relatórios de forma atenta e mantê-los bem elaborados pode até significar ter muito trabalho. Contudo, os benefícios são muitos. E são essas vantagens que contribuem para uma tomada de decisão mais eficiente por parte dos gestores. Confira algumas delas.

Atualização constante

Relatórios sempre atualizados (de preferência, em tempo real) são aliados perfeitos na hora em que uma decisão precisa ser tomada com rapidez. Afinal, eles demonstram um retrato fiel e atual do contexto em que a escolha deve ser feita, e isso reduz as chances de cometer equívocos.

Estruturação das informações

A fim de manter as informações de fácil cruzamento em um relatório, é preciso lembrar que uma exposição resumida, devidamente apresentada no índice e bem estruturada — com tópicos, capítulos etc. —, geralmente agrega um bom valor.

Para tanto, a exposição dos dados deve seguir sempre o esquema de pirâmide. Ou seja, apresentar o que é mais relevante acima das explicações, justificativas e detalhes. Se houver dados para eventuais conferências, esses devem constar preferencialmente em anexos.

Por fim, todas as páginas precisam ser numeradas. Convém ainda que, além do título, cada relatório seja numerado como um documento, pois isso facilita muito. Tudo fica mais simples: tanto qualquer referência em outro documento quanto buscas, pesquisas, arquivamento, entre outros aspectos.

Situação real do negócio

Por meio de relatórios é possível acabar com “achismos”. Por exemplo, se o gestor suspeitar que houve uma diminuição das vendas, isso se confirma com os dados apresentados pelos relatórios. Conhecer a real situação do negócio é fundamental para acertar na tomada de decisão.

Acompanhamento da evolução dos processos

Assim como um planejamento estratégico deve ser bem elaborado, toda empresa precisa contar com relatórios que permitam acompanhar a implementação das estratégias e a evolução dos processos. Com isso, os gestores conseguem ter mais subsídios para estabelecer os próximos passos.

Observação dos desempenhos

A estruturação das informações ao longo do tempo viabiliza um acompanhamento contínuo do negócio como um todo a partir de diversos quesitos. Colabora, ainda, para fornecer feedbacks construtivos e estimar tendências de comportamento dos funcionários.

Avaliação de novas oportunidades

Analisar relatórios permite que um gestor identifique oportunidades que dificilmente seriam notadas de outra forma. Isso acontece, por exemplo, quando percebemos a expectativa do aumento da demanda de determinado produto.

Qual é a importância do Business Intelligence (BI) nesse processo?

É comum acreditar que Business Intelligence é apenas mais uma ferramenta. No entanto, saiba que ele faz parte de um sistema de ferramentas que, se integradas, possibilitam a análise dos dados por parte da gestão de maneira ágil e assertiva. Assim sendo, listamos alguns exemplos de soluções que compõem o BI:

• ERP (Enterprise Resource Planning);
• CRM (Customer Relationship Management);
• Data Warehouse;
• ferramentas de Mineração de Dados e de Web Analytics.

Todas essas soluções são capazes de coletar, armazenar, processar e analisar dados importantes para qualquer tipo de negócio. Aqui, podemos citar dados:

• do mercado;
• da concorrência;
• dos clientes;
• dos fornecedores.

Porém, se você mantiver esses dados isolados, sem confrontá-los, certamente perderá uma oportunidade enorme de melhorar a tomada de decisão no seu empreendimento, visto que todos eles estão interconectados.

Nesse sentido, a função do Business Intelligence é justamente comparar esses dados de maneira automática e achar respostas que talvez de outra forma não seriam percebidas. Isso quer dizer que você terá referências privilegiadas sobre o seu ambiente de trabalho. Desse modo, terá muitas chances de obter melhores resultados e superar a concorrência.

Por fim, a partir da sua finalidade e das informações contidas, é possível classificar a maioria dos relatórios dentro de algumas categorias. Como exemplos, temos os relatórios de produtividade, de vendas, de controle de estoque, de satisfação do cliente e financeiros. Exatamente esses diagnósticos que figuram como peças cruciais para qualquer gestor não errar mais na tomada de decisão.

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